Deze partij brengt mensen met geld en mensen met een plan bij elkaar. De bemiddeling ging goed, maar het werk zelf was rommelig. Voor elke taak was er een apart systeem: een los CRM, Excel, losse mailboxen en een oud maatwerksysteem dat niet meer geschikt was. Account managers appten en belden prospects door naar iemand die een handjevol tools beheerde, iemand anders beheerde alle mailboxes en de rest van de medewerkers waren continu bezig met het handmatig opschonen van alle data. Gedoe.
Tussen al die systemen was maar één koppeling bekend, dus ze praatten bijna niet met elkaar. Medewerkers typten gegevens steeds opnieuw over van het ene scherm naar het andere en hun file system was onmogelijk groot. Dat beheren kostte tijd en er slopen fouten in. En zo'n fout telt hier zwaar.
Zoals de klant zelf zei: Als een bedrag of een voorwaarde verkeerd wordt overgenomen, kan dat leiden tot een verkeerde investeringsbeslissing die veel geld kost. Of een prospect kan niet op tijd worden binnengehaald en gaat naar een concurrent. Snelheid en nauwkeurigheid was een must.
Al die losse, verouderde systemen moesten plaatsmaken voor één omgeving. Het overtypen moest verdwijnen en zo veel mogelijk werk moest automatisch gaan. Na een paar meetings om de initiele aanvraag te bespreken, startte mijn primaire werk.
Ik leidde een aantal onderzoeken: Zo hield ik een on-site workshop met de klant om alle functies en eisen op tafel te krijgen, samen met een tussentijdse versie van de eerste wifeframes. Daarnaast sprak ik met gebruikers en stakeholders en testte ik de prototypes live, meestal in kleine groepen van twee stakeholders (en soms een handjevol eindgebruiker).
Daarna ontwierp ik een omgeving waarin elke aanvraag een eigen 'werkplek' krijgt. Alles wat bij die aanvraag hoort komt daar samen: de gegevens, de status en de acties. Aanvragen komen binnen via de mail en worden vooraf door AI uitgewerkt. De medewerker hoeft ze daarna alleen te controleren en waar nodig aan te vullen. Alleen al deze oplossing zou de klant al flink wat uren per dag besparen.
Omdat het om belangrijke beslissingen gaat, ontwierp ik de schermen zo dat de status altijd duidelijk is en dat een fout niet snel gemaakt wordt. Ik maakte het volledige ontwerp, de prototypes en een uitgebreide UI-kit voor de ontwikkelaars. Zowel developers als de stakeholders konden hier zonder problemen mee uit de voeten.
De stakeholders konden goed door het prototype klikken en herkenden hun eigen werk erin, maar dan zonder het overtypen. En dat werd keer op keer met veel enthousiasme ontvangen. Het aantal losse systemen en tools ging met deze oplossing van meerdere terug naar één. Naar verwachting bespaart de app per medewerker ongeveer 4 tot 6 uur per week aan overtypwerk. Fantastisch resultaat dus!
