Dit bedrijf koopt noten in bij verschillende partijen, verwerkt ze en verkoopt ze door aan supermarkten en groothandels. Dat is een keten met veel schakels. Ook hier werkte het team met losse systemen: Verschillende excel bestanden, losse mailboxen en een online tool die een klein aantal zaken verwerkt.
Een deel draaide nog op een oudere versie van Mendix die aan een upgrade toe was. Die systemen praatten bijna niet met elkaar. Wie wilde weten hoe een deal ervoor stond, moest die informatie bij elkaar zoeken via mails en file systems. Dat kost natuurlijk tijd, en hier telt een fout zwaar: als een verkeerde prijs of hoeveelheid wordt goedgekeurd, zit het bedrijf vast aan een dure afspraak die het geld kost of niet kan waarmaken. De juiste data vastleggen ligt dus erg gevoelig.
Er moest één plek komen waar medewerkers tenders afhandelen en waar de status van elke deal in één oogopslag te zien is. Snelheid en duidelijkheid stonden voorop. Ik kreeg een vooraf geverifieerde sloot aan user stories en ik ging aan de slag.
Ik begon met het uitvoeren van onderzoeken. Ik sprak met gebruikers en stakeholders, en presenteerde en testte de prototypes live. Daarna ontwierp ik een omgeving waarin elke tender zijn eigen werkplek heeft. Daar komt alles samen wat bij die tender hoort.
Een tender doorloopt vijf vaste stappen: beoordelen, aanmaken, verwerken, aanvullen en tot slot goedkeuren of afkeuren. Bij elke stap stuurt de medewerker het proces verder. De grootste uitdaging was het ontwerpen van een tender configuratie scherm waar veel informatie overzichtelijk bleef. Dit scherm had tevens de mogelijkheid om via drag-and-drop items toe te voegen aan te indeling van het product, waarna de metadata (gewicht, prijs, etc.) automatisch werd berekend. Een coole tool dus!
Bovendien gaf ik de status van elke deal een duidelijke plek, zodat je meteen ziet wat nog moet gebeuren en wat al loopt. Ook ontwierp ik het zo dat meer mensen tegelijk aan één tender kunnen werken. Ik verzorgde de wireframes, een klikbaar prototype en advies over de techniek.
Bij de oplevering werd het stil aan de kant van de klant. Er kwam bijna geen feedback. Voor een user flow, en met name het configuratie scherm dat zo veel moet doen, is dat een groot compliment.
Naar verwachting verkort de app de doorlooptijd van een tender, van binnenkomst tot afronding, met ongeveer 14 uur per tender. En doordat meer mensen samen aan een tender werken, is de besluitvorming minder foutgevoelig. Diverse soorten gebruikers konden nu tegelijkertijd meewerken met minder geping-pong. Al met al een succes.
